Iniciamos o mês de agosto, e hoje vou falar um pouco sobre o que faz um PMO, estou abordando este tema pois num ambiente global e altamente competitivo, as empresas estão em busca de métodos que aprimorem continuamente a eficácia da gestão de seus projetos, por esta razão, muitas empresas tem implantado um PMO.
O que é PMO?
Segundo o PMBOK, 4ªed., "um escritório de projetos (Project Management Office) é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio".
A principal função de um PMO é dar suporte aos gerentes de projetos de diversas maneiras, que incluem mas não se limitam a:
- Gerenciamento de recursos compartilhados entre todos os projetos administrados pelo PMO;
- Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e padrões de gerenciamento de projetos;
- Orientação, aconselhamento treinamento e supervisão;
- Monitoramento da conformidade com as políticas, procedimentos e modelos padrões de gerenciamento de projetos por meio de auditorias do projeto;
- Desenvolvimento e gerenciamento de políticas, procedimentos, formulários e outras documentações compartilhadas do projeto (ativos de processos organizacionais);
- Coordenação das comunicações entre projetos.
Diferenças entre o papel dos gerentes de projetos e de um PMO
- O gerente de projetos concentra-se nos objetivos especificados do projeto, enquando o PMO gerencia as principais mudanças do escopo do programa que podem ser vistas como possíveis oportunidades para melhor alcançar os objetivos de negócios;
- O gerente de projetos controla os recursos atribuídos ao projeto para atender da melhor forma possível aos objetivos do projeto, enquanto que o PMO otimiza o uso dos recursos organizacionais compartilhados entre todos os projetos;
- O gerente de projetos gerencia as restrições (escopo, cronograma, custo e qualidade, etc) dos projetos individuais, enquando o PMO gerencia as metodologias, padrões, o risco/oportunidade global e as interdependências entre os projetos no nível da empresa.
Tipos de PMO
- Projeto Autônomo;
- Project Support Office;
- Centro de Excelência;
- Program Office.
Projeto Autônomo, separado das operações da empresa, destinado a um gerenciamento de um projeto ou programa específico, possui responsabilidade sobre o sucesso do projeto.
Project Support Office, apoiá diversos projetos simultâneos, fornece suporte, ferramentas e serviços para planejamento, controle de qualidade, prazos e custos, possibilidade para fornecer recursos técnicos, metodologia de GP.
Centro de Excelência, difunde o conhecimento e capacidade de gerenciar, treina os gerentes de projetos, líderes e membros de equipes, não assume responsabilidade pelo sucesso do projeto.
Programa Office, responsável pelo sucesso dos projetos, atua no gerenciamento estratégico de todos os projetos da organização e gerencia os gerentes de projetos.
Conclusão
O sucesso da implantação de um PMO em sua empresa deverá ser bem planejada e dependerá de vários fatores, tais como:
- Apoio dos alto-executivos;
- Modelo organizacional (funcional, matricial ou projetizada);
- Cultura da empresa;
- Estratégia;
- Complexidade das atividades;
- Propósito e objetivos da empresa.
Também é muito importante ter uma ferramenta de Sistema de Informações de Gerenciamento de Projetos (SIGP), acesse meu artigo "Como o uso da tecnologia pode ajudar na sistematização em Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio".
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